Przechowywanie dokumentów w Warszawie – co musisz o tym wiedzieć?

przechowywanie dokumentów

Jak zadbać o bezpieczne przechowywanie dokumentów w stolicy? Jaki wybór mają przedsiębiorcy z Warszawy? Czym różni się się samodzielne przechowywanie dokumentów kadrowych, księgowych i dokumentacji medycznej od przechowywania akt ze specjalistami? Dziś rozwiewamy wszystkie wątpliwości.

Przechowywanie dokumentów w Warszawie – jakie obowiązki na tobie spoczywają

Przechowywanie akt musi być zaplanowane w taki sposób, żeby dokumentacja była dobrze zabezpieczona przed:

  1. Osobami nieupoważnionymi do wglądu w akta
    Przechowywanie dokumentów to proces, w którym warto wykorzystać zdobycze nowoczesnej technologii, powstałe z myślą o ochronie mienia. Mowa o nowoczesnych barierach logicznych i fizycznych. Niestety takie rozwiązania mogą być kosztowne. To dlatego czasem przechowywanie dokumentów w swojej siedzibie czasem po prostu się nie opłaca.
  2. Czynnikami losowymi
    Aktom grozi nie tylko czynnik ludzki. Oprócz kradzieży, musimy wziąć pod uwagę również np pożary czy zalania. Jeśli chcemy, aby przechowywanie dokumentów księgowych, pracowniczych, kadrowych, dokumentacji medycznej i innych akt było naprawdę bezpieczne, zadbajmy również o to.
  3. Zniszczeniami spowodowanymi przez niewłaściwe środowisko przechowywania
    Przechowywanie dokumentów w Warszawie powinno odbywać się w pomieszczeniach, w których panują warunki pozytywnie wpływające na kondycję nośnika. Co to oznacza w praktyce? Chodzi o m.in. kontrolowanie temperatury, wilgotności oraz unikanie ekspozycji na światło.

Przechowywanie dokumentów i akt – czy da się to zrobić samodzielnie?

Chociaż odpowiedź brzmi twierdząco, warto zastanowić się nad tym, czy to rzeczywiście się nam opłaca. Jeśli przechowywanie dokumentów nie będzie właściwie zabezpieczonym procesem, może dojść do wycieku informacji. Taki kryzys oznacza poważne straty. Bardzo trudno będzie nam odbudować zaufanie klientów. Wielu przedsiębiorców zdaje sobie z tego sprawę i dlatego przechowywanie akt powierza takim firmom jak Rhenus.

Dlaczego przechowanie akt ze specjalistą się opłaca?

Do ważnych zalet takiej opcji należy zaliczyć fakt, że przechowywanie dokumentacji jest tylko jedną z dostępnych usług. W ofercie firm z Warszawy znaleźć można takie warianty wsparcia jak przechowywanie i archiwizacja dokumentów oraz utylizacja akt. Koniec więc z koniecznością poszukiwania kolejnego usługodawcy, który tylko częściowo zajmie się potrzebami naszych zbiorów.

Profesjonalne przechowywanie i archiwizacja dokumentacji w Warszawie to również szansa na lepsze zaplanowanie przestrzeni biurowej. Akta będą znajdować się poza firmą, co oznacza, że miejsce łatwiej będzie dostosować do aktualnych potrzeb pracowników. Warto wspomnieć również o tym że rzetelne przechowywanie i archiwizacja dokumentów pozwoli nam mieć pełną kontrolę nad tym, ile lat pozostało do utylizacji. W praktyce wybór takiej usługi ułatwi nam przestrzeganie obowiązującego prawa.

Przechowywanie dokumentów w Warszawie – co musisz o tym wiedzieć?
Rate this post

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here