Rozsiane po Polsce grupy GOPR każdego dnia czuwają nad bezpieczeństwem turystów i mieszkańców regionów górskich. By ich praca była jeszcze skuteczniejsza, konieczne było wdrożenie zmian nie tylko w terenie, ale i wewnątrz organizacji. Centralizacja danych i automatyzacja procesów księgowych pozwoliły na odciążenie zaplecza administracyjnego i zwiększenie efektywności zarządzania.
Praca w górach zaczyna się w biurze
Działalność ratowników kojarzy się głównie z akcjami w trudnym terenie – i słusznie. Jednak aby taka działalność mogła funkcjonować bez zakłóceń, potrzebne jest sprawnie działające zaplecze: dobrze prowadzona dokumentacja, rozliczenia, zestawienia finansowe oraz zgodność z wymaganiami instytucji finansujących.
Wcześniej każda z grup regionalnych GOPR działała w dużym stopniu niezależnie, co utrudniało prowadzenie ujednoliconej księgowości i zarządzanie danymi na poziomie całej organizacji. Brak wspólnego systemu wpływał nie tylko na czasochłonność procesów, ale też na ich podatność na błędy i niespójności.
Jedna baza, wiele możliwości
Decyzja o wdrożeniu zintegrowanego systemu była odpowiedzią na konkretne potrzeby organizacji. Dzięki niej możliwe stało się połączenie rozproszonych struktur w jedno, centralne środowisko. Zmiany objęły zarówno obszar księgowości, jak i kadr, dokumentów oraz analiz.
Każda z grup regionalnych uzyskała dostęp do tych samych funkcjonalności, które można było dostosować do lokalnych realiów. Tym samym zapewniono jednolite standardy pracy, bez konieczności rezygnowania z autonomii poszczególnych jednostek.
Praktyczne rezultaty – mniej biurokracji, więcej porządku
Efekty wprowadzenia systemu były widoczne bardzo szybko. Pracownicy odpowiedzialni za administrację zyskali dostęp do ujednoliconych formularzy, wzorów dokumentów oraz narzędzi do tworzenia raportów. Sprawozdania dla instytucji dotujących, w tym dla ministerstw, mogą być teraz przygotowywane automatycznie, bez potrzeby ręcznego zestawiania danych z różnych źródeł.
Dużym usprawnieniem okazała się także możliwość bieżącego wglądu w działania finansowe i kadrowe poszczególnych grup. Centralna baza danych umożliwiła szybki przepływ informacji, łatwiejszą kontrolę i szybsze podejmowanie decyzji zarządczych.
Nowoczesne narzędzia wspierają stabilność
Wdrożenie rozwiązania IT pokazało, że nowoczesne technologie mogą przynieść realne wsparcie również organizacjom non-profit, które nie mają komercyjnego charakteru. Program do księgowości (więcej na https://www.comarch.pl/erp/comarch-optima/ksiegowosc/) wdrożony w GOPR pozwolił na znaczną redukcję pracy manualnej i wprowadził porządek tam, gdzie wcześniej dominowały lokalne, rozproszone praktyki.
Automatyzacja objęła m.in. wystawianie faktur, naliczanie wynagrodzeń, rejestrowanie dokumentów oraz generowanie analiz na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne. To wszystko przełożyło się na oszczędność czasu, większą transparentność i łatwiejsze zarządzanie zasobami ludzkimi.
Organizacja gotowa na przyszłość
GOPR, jako instytucja o szczególnej roli społecznej, konsekwentnie rozwija się także w obszarze administracyjnym. Po zakończeniu procesu centralizacji systemów księgowych planowane są kolejne etapy – m.in. pełna integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (więcej o KSeF na https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/) oraz rozwój połączeń z narzędziami używanymi w codziennej pracy ratowników.
To dowód na to, że cyfryzacja i modernizacja nie są zarezerwowane tylko dla firm komercyjnych. Właściwie dobrane rozwiązania IT mogą z powodzeniem służyć także organizacjom społecznym, usprawniając ich funkcjonowanie i pozwalając skupić się na tym, co naprawdę ważne – ochronie zdrowia i życia ludzkiego.
